Salah satu jenis surat yang sangat penting ketika kamu ingin menyampaikan suatu informasi atau pemberitahuan, dengan cara yang formal disebut dengan surat pembeitahuan. Kamu bisa melihat bagaimana contoh surat pemberitahuan yang benar, sebagai rujukan.
Surat pemberitahuan biasanya dibuat dengan format yang berbeda dan dibuat dengan resmi. Jika kamu ingin membuat surat pemberitahuan maka buatlah surat yang sesuai dengan aturan dan juga kaidah yang berlaku sekarang ini.
Apa itu Surat Pemberitahuan?
Membuat surat pemberitahuan ini tidak sulit kok. Namun memang ada beberapa aspek yang harus kamu tahu dalam membuat surat pemberitahuan ini. Biasanya surat akan ditulis sesuai dengan PUEBI atau Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia.
Surat pemberitahuan ini juga dibuat dengan formal atau resmi. Maka pengertian dari surat pembeitahuan adalah jenis surat yang dimana isinya adalah berupa informasi yang sifatnya penting.
Walaupun kebanyakan surat pemberitahuan dibuat dengan resmi tetapi saat ini, surat pemberitahuan juga bisa dibuat secara informal tapi tetap dengan bahasa yang sopan. Contohnya surat pemberitahuan mengenai acara pernikahan/ulang tahun.
Fungsi dan Tujuan Surat Pemberitahuan
Tujuan utama dari dibuatnya surat pemberitahuan adalah untuk menyampaikan informasi penting dan juga resmi, dari pihak yang satu ke pihak yang lainnya. Secara umum, pemberitahuan ini ditulis atau dibuat oleh sekolah, perusahaan, instansi, lembaga, atau organisasi.
Selain itu, fungsi dari surat pemberitahuan adalah untuk menyampaikan suatu informasi dengan langkah yang tepat, cepat, dan juga akurat serta disampaikan dengan cara yang formal.
Beberapa contoh surat pemberitahuan diantaranya yaitu surat untuk memberitahukan gugatan, tunggakan kredit, gugatan, hingga acara atau kegiatan tertentu.
Cara Menulis Surat Pemberitahuan yang Benar
Aspek yang sifatnya penting harus ada di dalam surat pemberitahuan, supaya kamu bisa membuat surat pemberitahuan yang tepat dengan menyampaikan informasi yang jelas dan juga tepat.
Maka surat pemberitahuan tersebut bisa diterima dan dicerna dengan baik dan juga mudah dipahami oleh penerima. Berikut ini cara menulis surat pemberitahuan yang baik dan benar:
1. Formatnya Harus Jelas
Cara membuat surat pemberitahuan yang pertama adalah diawali dengan menggunakan format yang harus jelas. Tambahkan juga kepala surat atau yang disebut dengan kop surat. Namun jika surat pemberitahuannya tidak resmi maka tak usah dibuat kop surat.
Surat pemberitahuan yang ditujukan untuk instansi resmi, maka tambahan kop surat ini sifatnya wajib. Kop surat juga harus dilengkapi dengan mencantumkan logo dari perusahaan/instansi yang dituju.
Format penulisan dalam surat ini dibuat dengan berurutan. Penyusunannya diawali dengan kop surat, waktu pembuatan surat, salam pembuka, isi surat, kemudian salam penutup dan juga identitas dari pengirim surat.
2. Ditulis dengan Tepat dan Akurat
Cara pembuatan surat pemberitahuan selanjutnya adalah menulis dengan akurat dan juga tepat. Surat pemberitahuan merupakan dokumen penting yang harus ditulis dengan ejaan yang tepat, tanpa ada kesalahan.
Jangan sampai membuat kesalahan dalam penulisan, walaupun kesalahan kecil tetapi akan berakibat besar.
3. Menggunakan Bahasa yang Formal dan Profesional
Secara umum, pembuatan surat yang sifatnya resmi ini harus dibuat sesuai dengan kaidah yang berlaku. Pakailah bahasa yang formal dan baku, dan tak boleh memakai bahasa gaul yang biasa kamu pakai sehari-hari.
Format pembuatannya pun bisa berupa apa saja, misalnya berupa file doc.
4. Ringkas
Tak ada orang yang ingin membaca surat yang tampak bertele-tele, karena hal itu tidak akan efektif. Ketika kamu menulis surat pemberitahuan, sebaiknya sampaikan informasinya secara langsung dan masuk ke intinya.
Menulislah dengan cara yang ringkas dengan komprehensif di masing-masing poinnya. Dalam menulis surat ini penulisannya juga harus jelas, supaya penerima surat tak kebingungan.
5. Waktu Pengiriman
Saat kamu membuat surat pemberitahuan sebaiknya jangan anggap hal itu adalah hal yang sepele. Misalnya membuat surat pemberitahuan dengan waktu pengiriman yang tepat. Hal ini akan bergantung pada sifat surat itu sendiri.
Kirimlah surat lebih awal jika pemberitahuan atau informasinya mendesak. Contohnya pemberitahuan mengenai penundaan acara atau status hukum tertentu.
6. Memeriksa Ulang
Sebelum mulai dikirim sebaiknya kamu memeriksa suratnya terlebih dulu, periksa kembali dengan detail mulai dari bahasa, nama penerima, format, pengirim, kesalahan ejaan, dan cap resmi apabila diperlukan.
Contoh Surat Pemberitahuan
Untuk lebih jelas dalam memahami cara pembuatan surat pemberitahuan maka simaklah contoh surat pemberitahuan di bawah ini:
1. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan
2. Contoh Surat Pemberitahuan Pembayaran
3. Contoh Surat Pemberitahuan Perusahaan Kepada Karyawan
4. Contoh Surat Pemberitahuan Wali Murid
5. Contoh Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Masih banyak lagi pilihan referensi dari contoh surat pemberitahuan yang lainnya. Misalnya surat pemberitahuan pembayaran sekolah atau surat pemberitahuan kegiatan ke kepolisian.
Cara penulisannya kurang lebih sama saja, yang membedakan adalah pemberitahuan atau informasi di dalamnya dan penerima surat dari masing-masing surat tersebut.
Baca Juga :