Surat dinas tentu menjadi salah satu surat formal atau resmi yang sudah tak asing lagi di dalam pekerjaan/instansi tertentu. Biasanya, surat dinas digunakan sebagai pemberitahuan atas informasi tertentu atau pemberian izin. Seperti yang bisa kamu lihat pada contoh surat dinas yang ada.
Cara membuat surat yang satu ini juga sebenarnya mudah banget kok. Pada setiap perusahaan atau instansi, biasanya juga sudah punya template masing-masing untuk membuat surat dinas ini. Tujuannya agar orang yang membacanya tahu lembaga/perusahaan menjadi lebih mudah dikenali.
Pengertian Surat Dinas
Sebelum mulai membuat surat dinas atau contoh surat dinas, sebaiknya kamu ketahui dahulu pengertian dari surat dinas tersebut. Surat ini bisa dibuat dalam format apapun misalnya doc atau pdf, dalam hal ini tak ada syarat khusus ya.
Surat dinas adalah jenis surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu lembaga, untuk segala macam kepentingan.
Surat yang sifatnya resmi ini bisa dikeluarkan oleh pemerintah, perusahaan, atau bahkan sekolah dan OSIS, baik lembaga yang berupa negeri ataupun swasta. Biasanya surat ini dibuat untuk pemberian izin, perintah penugasan untuk karyawan, pemberitahuan, dan pemberi kuasa.
Surat dinas akan dianggap sah kalau sudah ada tanda tangan dari pejabat terkait, yang memiliki wewenang dan telah dilengkapi dengan cap basah.
Fungsi Surat Dinas
Pada umumnya, fungsi dari dibuatnya surat dinas ini adalah untuk segala macam tujuan yang bersifat kedinasan atau resmi. Secara spesifiknya, fungsi dari surat dinas ini adalah untuk hal-hal seperti berikut ini:
- Sebagai pedoman dalam menjalankan suatu tugas tertentu. Tugas ini bisa berupa apa saja, misalnya pengambilan keputusan, perizinan dalam melakukan hal-hal tertentu, dan instruksi tentang apa saja.
- Sebagai pengingat, karena biasanya surat dinas ini berupa hard copy yang nantinya bisa dibuat menjadi arsip serta bukti sah di masa yang akan datang.
- Sebagai bukti perkembangan dari suatu perusahaan contohnya kamu akan mengetahui berapa banyak perjalanan, yang sudah dilakukan oleh sebuah instansi/perusahaan dan keputusan apa saja yang sudah pernah diambil perusahaan itu.
Syarat Penulisan Surat Dinas
Setelah kamu paham tentang apa saja fungsi dari surat dinas ini kini saatnya untuk mengetahui syarat apa saja yang harus dilakukan, dalam membuat surat dinas. Surat yang sifatnya resmi ini harus diakui secara sah oleh beberapa pihak yang bersangkutan.
Berikut ini persyaratan dalam membuat surat dinas dengan benar:
- Harus ditulis dengan struktur yang jelas dan juga baku, jadi jangan bikin surat pakai bahasa tidak baku ya. Format penulisannya juga harus teratur, rapi, dan gak bikin pembaca kebingungan.
- Isi pada surat ini juga harus lebih singkat, jelas, padat, dan tentunya harus pakai bahasa Indonesia yang baik dan benar serta sesuai dengan EYD. Pada setiap kalimat yang ditulisa di dalamnya, tidak menimbulkan tafsir atau makna ganda.
Tujuannya adalah untuk menghindari konflik di masa mendatang, jika kamu membuat kalimat yang maknanya sulit dipahami.
- Jika kamu membuat surat dinas dalam bahasa Inggris maka struktur penulisan atau grammarnya harus tepat ya. Setidaknya sesuai dengan kaidah yang berlaku sehingga pembaca yang paham bahasa Inggris juga tidak kebingungan membacanya.
- Surat dinas menjadi gambaran dari lembaga/instansi tertentu yang mengeluarkan surat tersebut. Maka jangan sampai kamu membuat typo atau salah penulisan, dengan gaya penulisan yang bisa menunjukkan citra baik bagi perusahaan tersebut.
Struktur Penulisan Surat Dinas yang Benar
Nah, dalam penulisan surat dinas ini pastikan kamu memerhatikan struktur penulisannya ya. Strukturnya sederhana, dan dibuat dengan gaya penulisan seperti berikut ini:
- Kop surat
- Waktu penulisan (tanggal, bulan, tahun)
- Nomor surat
- Lampiran
- Hal atau perihal (yang terkait dengan isi surat)
- Alamat
- Salam pembuka dari surat
- Isi surat
- Identitas si pengirim surat
- Tembusan
- Inisial surat
- Stempel
- Lampiran lainnya (jika ada)
Bagi lembaga atau instansi apa saja yang mengeluarkan surat dinas biasanya akan menggunakan struktur yang sama dengan struktur yang telah disebutkan tadi. Hal yang membuat surat ini berbeda dengan surat dinas dari lembaga lain adalah gaya bahasa yang digunakan.
Kamu bisa membuat contoh surat tugas dinas atau contoh surat perjalanan dinas, yang merupakan jenis surat paling umum dibuat di lembaga/pemerintahan tertentu.
Kumpulan Contoh Surat Dinas Lengkap
Kalau kamu masih bingung dengan pembuatan surat dinas ini, maka kamu harus melihat contoh surat dinas seperti di bawah ini:
1. Surat Dinas Sekolah
2. Surat Dinas Kesehatan
3. Surat Dinas Rumah Sakit
4. Surat Dinas Sekolah Dasar
5. Surat Dinas Kementrian Agama
6. Surat Dinas Instansi Pemerintahan Kesehatan
7. Surat Tugas Perjalanan Dinas
8. Surat Dinas Pendidikan
9. Surat Dinas Sekolah SMA
10. Surat Dinas Pendidikan dari Pemerintahan
11. Surat Dinas Universitas
12. Surat Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga
13. Surat Dinas Ikatan Pelajar
14. Surat Dinas Perusahaan
15. Surat Dinas Resmi dari Sekolah
Masih banyak lagi yang lainnya, contoh surat dinas yang bisa kamu jadikan referensi atau rekomendasi dalam membuat surat dinas yang benar. Surat dinas ini bisa ditujukan untuk apa saja, misalnya dalam hal undangan, pemberitahuan, penugasan dan masih banyak lagi.
Baca Juga :
Pastikan kembali kamu sudah membuat surat dinas yang sesuai dengan syarat dan struktur yang tepat, sesuai dengan yang sudah dibahas di atas. Pada intinya, surat dinas hanya dibuat untuk tujuan yang resmi dan formal sehingga format penulisannya juga harus formal.
