Penting ! 10 Contoh Surat Jalan yang Baik dan Benar

Sebuah kelengkapan yang diperlukan untuk proses dalam mengirim barang baik antar perusahaan maupun dari seorang pelaku bisnis pada konsumennya, disebut dengan surat jalan. Jika kamu adalah seorang pelaku usaha atau pebisnis, maka kamu harus tahu bagaimana contoh surat jalan.

Surat jalan bisa dibuat dalam berbagai bentuk dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan masing-masing. Namun format dari surat jalan ini serta rincian informasinya harus tetap dicantumkan di dalam surat.

Apa Itu Surat Jalan?

Untuk para pelaku bisnis/usaha yang sudah besar dan memiliki bisnis dalam bidang perdagangan serta pengiriman barang yang jumlahnya banyak, maka dibutuhkan surat jalan untuk pengiriman barang tersebut.

Dalam kegiatan inti di suatu perusahaan, surat jalan untuk pengiriman menjadi hal yang penting dan tak bisa dilepaskan.

Kegiatan pengiriman barang tentunya memerlukan dokumen pendamping yang sifatnya resmi, dan nantinya akan dikeluarkan oleh perusahaan si pengirim ke pihak penerima barang sebagai informasi pengiriman.

Dokumen yang sifatnya resmi itulah yang disebut dengan surat jalan. Selain itu, surat jalan juga harus selalu dibawa baik oleh di pengirim barang ataupun oleh supir perusahaan yang bertugas saat itu. Sehingga barang yang dikirim ke pihak penerima terbukti melalui surat jalan tersebut.

Isinya gak hanya tentang informasi barang yang saat itu dikirim saja ya, tapi juga harus berfungsi sebagai keterangan yang harus diperlihatkan pada saat kendaraan yang berisi barang kiriman diperiksa oleh para petugas di lalu lintas ketika di perjalanan.

Fungsi Surat Jalan

Untuk bisa membuat contoh surat jalan yang tepat, kamu juga harus tahu ya apa saja fungsi dan kegunaan dari surat resmi ini. Peran dari surat jalan adalah menjadi sebuah dokumen yang memberi kepastian tentang kelegalan muatan barang itu sendiri, atau barang kiriman yang jumlahnya banyak.

Sejumlah fungsi dan juga kegunaan dari surat jalan itu sendiri diantaranya yaitu:

1. Sebagai Dokumen Legalitas Perusahaan

Surat yang satu ini juga menjadi bagian dari birokrasi yang ada di perusahaan, dalam bidang pengiriman barang atau pengeluaran barang dari suatu produk tertentu.

Selain itu, surat jalan ini juga akan menjadi bukti sah yang dikeluarkan perusahaan, bahwa supir, karyawan, atau pengantar barang dan pihak lainnya sebagai penerima barang sudah melakukan transaksi dalam hal pengiriman barang dengan benar dan sesuai ketentuan.

2. Menjadi Bukti Pengiriman yang Valid

Bukan hanya harus dibawa ke pihak penerima saja ya, tapi surat jalan juga harus diperlihatkan lagi pada pihak pengirim apabila transaksi pengiriman sudah dilakukan.

Surat jalan ini harus menjadi bukti yang sifatnya valid, dan akan dimasukkan ke dalam arsip sebuah laporan dari suatu perusahaan atau bagian akuntansi dalam hal pembukuan.

3. Sebagai Surat Keterangan untuk Diperiksa Petugas yang Berwenang

Informasi yang ada di surat jalan fungsinya adalah untuk menjelaskan beberapa poin yang penting, yang terlibat dalam proses pengirimannya itu sendiri.

Informasi ini juga akan menjadi acuan yang utama, dalam memeriksa surat jalan yang dilakukan oleh orang berwenang dan sedang menjalankan tugas saat itu atau dari pihak si penerima barang.

Informasi yang Harus Dicantumkan dalam Surat Jalan

Secara umum surat jalan ini meliputi dua rangkap yang paling utama. Bagian dari lembar yang pertama adalah yang warnanya putih, dan harus dikembalikan lagi pada pihak si pengirim yang nantinya akan dipakai untuk dokumen ketika penagihan yang sudah berupa invoice.

Sedangkan untuk bagian di rangkap yang kedua dari dokumen surat jalan tersebut adalah lembar yang warnanya merah, dan akan diberikan pada pihak si penerima.

Rangkap itu akan disimpan dan dijadikan bukti oleh pihak penerima, bahwa barang memang sudah dikirim dan juga diterima dengan kondisi yang baik. Contoh surat jalan yang tepat tentu harus memuat beberapa informasi penting, yang masih berhubungan dengan pengiriman barang.

Berikut ini beberapa informasi yang harus ada di dalam surat jalan:

Nama dan alamat lengkap pengirim;
Tanggal pengiriman barang;
Nomor surat;
Rincian barang/muatan yang dikirim, yang meliputi kode dan nama barang, serta keterangan dari jumlah barang yang dikirim atau bisa ditambahkan harga apabila diperlukan saja;
Nama dan alamat lengkap dari pihak penerima yang juga menjadi tempat/tujuan pengiriman barang tersebut.

Tak hanya beberapa poin di atas saja, tetapi format yang ada di surat jalan juga sudah dilengkapi dengan informasi tentang nomor polisi dari kendaraan pengiriman barang dan siapa nama supir atau pengantar barangnya.

Hal itu juga menjadi penyempurna dalam kelegalan dokumen surat jalan tersebut. Selain itu surat jalan harus ditantangani oleh pihak-pihak yang sudah terlibat dalam proses penerimaan dan juga pengiriman barang.

Contoh Format Surat Jalan

Format sebuah surat jalan harus mencantumkan beberapa informasi yang sifatnya penting. Format surat jalan ini tidak sama ya, biasanya tergantung pada perusahaan masing-masing.

Contohnya seperti ini:

Surat Jalan

Nomor :

Tanggal Pengiriman :

Dikirim dengan :

Nomor Polisi :

Nama Pengemudi :

No Kode Barang Nama Barang Satuan Jumlah Keterangan

Mengetahui

PT (Nama Perusahaan)

Sopir Manajer Marketing