Surat permohonan merupakan jenis surat atau dokumen yang sifatnya formal, dan biasanya dipakai untuk mengajukan suatu kepentingan. Dalam membuat contoh surat permohonan ini bisa berupa apa saja ya, tapi sifatnya adalah jenis surat resmi.
Pada umumnya yang dimaksud dengan surat permohonan ini adalah surat yang ditulis oleh pribadi, kelompok/organisasi, atau perusahaan untuk memohon pada pihak lain mengenai sesuatu hal yang penting.
Format Penulisan Surat Permohonan
Surat permohonan ini bisa dibuat dalam bentuk apa saja ya, baik berupa doc ataupun pdf. Hal itu bisa disesuaikan dengan kebutuhan kamu dalam membuat surat tersebut.
Dalam hal ini, surat permohonan juga punya format pembuatan yang wajib diikuti saat kamu membuat surat permohonan seperti di bawah ini:
1. Kop Surat
Dalam sebuah surat resmi harus ada kop surat yang letaknya berada di bagian paling atas surat. Fungsi dari kop surat ini adalah sebagai penyampaian informasi tentang Oleh Siapa surat itu dibuat.
Selain itu, kop surat juga menjadi penegasan dari instansi mana surat itu dikirim. Kop surat juga akan menunjukkan keresmian dari si pengirim. Penerimanya bisa lebih cepat dan serius dalam menanggapi surat tersebut.
Namun untuk jenis surat permohonan tertentu, ada beberapa pengecualian mengenai surat yang tidak perlu ditambahkan kop surat.
2. Nomor Surat
Nomor surat juga menjadi hal yang sangat penting baik bagi pengirim atau penerima karena nomor ini bisa dipakai untuk proses pengarsipan surat nantinya.
3. Tempat dan Tanggal Surat Dibuat
Tempat dan juga tanggal surat adalah bagian yang juga penting dalam membuat surat permohonan ini. Fungsi dari tempat dan tanggal surat ini dibuat adalah untuk menjelaskan kapan dan juga di mana surat permohonan itu dibuat.
4. Perihal
Pada bagian perihal ini nantinya juga dijelaskan inti pokok dari dibuatnya surat permohonan tersebut.
5. Isi
Bagian isi surat biasanya akan memuat tiga bagian yang diantaranya yaitu:
- Pembuka
Bagian ini berisi salam pembuka misalnya Salam Hormat, Salam Sejahtera, Assalamualaikum, dan sebagainya. Kamu bisa memilih salam pembuka mana yang paling sesuai dengan isi dari surat permohonan yang kamu buat tadi.
Pada bagian pembuka juga pengirim akan memperkenalkan dirinya.
- Isi
Bagian isi akan menjelaskan tentang informasi utama yang ingin disampaikan. Kamu harus bikin penjelasannya selengkap mungkin, dengan memakai kalimat formal supaya si penerima paham dengan maksud surat tersebut.
- Penutup
Pengirim atau pembuat surat akan menuliskan bagian penutup berupa harapannya dan rasa terima kasihnya pada penerima.
- Nama dan Tanda Tangan dengan Materai
Pengirim juga wajib loh mencantumkan nama lengkap dan tanda tangan di bagian akhir surat, dan bila perlu bubuhkan materai 6000 pada bagian tanda tangan.
- Lampiran
Dokumen lainnya bisa disertakan di dalam surat, sebagai kelengkapan surat permohonan itu sendiri.
Pastikan kamu selalu mengikuti format pembuatan surat permohonan seperti yang sudah dijelaskan di atas ya. Jangan sampai ada yang terlewat supaya surat permohonan yang kamu buat, isinya benar dan jelas.
Kumpulan Contoh Surat Permohonan
Supaya kamu lebih paham lagi dengan pembuatan surat permohonan ini, simak beberapa contoh surat permohonan di bawah ini yang bisa dijadikan referensi:
1. Contoh Surat Permohonan Bantuan Dana
Dilihat dari bagian kop suratnya, surat permohonan ini diajukan oleh panitia turnamen Club Voli yang mengadakan turnamen Voli dalam rangka memperingati HUT kemerdekaan RI mengenai permohonan bantuan dana, pada suatu perusahaan.
2. Contoh Surat Permohonan Izin
Surat permohonan yang satu ini dibuat oleh mahasiswa, untuk kebutuhan praktik yang memerlukan permohonan izin dalam melaksanakan kerja praktik tersebut. Surat permohonan tersebut diajukan pada dekan di Universitas tempat ia bersekolah.
3. Contoh Surat Permohonan Kerjasama
Surat permohonan ini diajukan oleh sebuah CV yang mengajukan permohonan kerjasama dalam layanan pembuatan website, aplikasi, dan sebagainya, pada sekolah. Tujuannya adalah untuk mendukung penerapan belajar secara digital di era teknologi sekarang ini.
4. Contoh Surat Permohonan Beasiswa
Dilihat dari nama atau jenis suratnya, bisa diketahui bahwa surat permohonan ini diajuakn oleh mahasiswa yang bersekolah untuk bisa mendapatkan beasiswa untuk bantuan dana pendidikan mahasiswa tersebut.
Surat permohonan ini diajukan pada bagian kepala akademik universitas tempatnya bersekolah.
5. Contoh Surat Permohonan Magang
Permohonan magang biasanya diajukan oleh seseorang yang masih menjadi mahasiswa atau baru lulus kuliah, untuk magang di tempat yang sesuai dengan jurusannya. Sama halnya dengan surat permohonan magang ini bagi calon bidan ini klinik kesehatan.
6. Contoh Surat Permohonan Rekomendasi
Surat permohonan rekomendasi tersebut dibuat oleh suatu desa yang ingin mengajukan permohonan bantuan, dari pemerintah daerah yaitu Gubernur Provinsi melalui Kepala Dinas Koperasi UMKM terkait.
7. Contoh Surat Permohonan Maaf
Surat permohonan maaf biasanya dibuat oleh individu atau bisa juga perusahaan, atas kesalahan yang dilakukan. Seperti pada contoh surat permohonan maaf yang satu ini, yang dibuat secara pribadi pada orang yang telah ia rugikan dengan permohonan maaf resmi.
8. Contoh Surat Permohonan Cuti
Surat permohonan yang satu ini dibuat oleh mahasiswa yang ingin mengajukan permohonan untuk cuti kuliah. Dalam surat permohonan cuti ini, pembuat surat juga mencantumkan lampiran yang dianggap penting seperti fotocopy KTP, slip SPP terakhir, KHS dan KRS.
9. Contoh Surat Permohonan Pembukaan Rekening Giro
Contoh surat yang satu ini dibuat atas nama perusahaan atau CV dalam hal pembukaan rekening giro pada Bank terkait yang berada di kota yang sama dengan CV tersebut berada.
10. Contoh Surat Permohonan Pindah Tugas
Permohonan untuk pindah tugas biasanya diajukan oleh seorang karyawan atau orang yang bekerja di suatu perusahaan, untuk dipindahkan tugas. Seperti di contoh surat berikut yaitu guru yang mengajukan permohonan pindah tugas pada Walikota.
Masih banyak lagi jenis surat permohonan lainnya, yang bisa dibuat dengan cara disesuaikan dengan kebutuhan kamu. Banyak juga contoh surat permohonan lainnya yang bisa dijadikan referensi dalam membuat surat permohonan.
Pastikan penulisan suratnya sudah sesuai dengan format pembuatan surat, jelas, detail, dan tidak membuat bingung si penerima surat. Supaya maksud dan tujuan kamu dalam mengajukan surat permohonan bisa dipahami.
