Dalam bidang niaga atau perdagangan, surat penawaran adalah jenis surat yang sudah tidak asing lagi. Namun masih banyak yang belum paham gimana cara buat surat penawaran tersebut. Kalau kamu kesulitan, kamu bisa melihatnya dari referensi contoh surat penawaran yang tepat.
Membuat surat penawaran bagi orang yang terbiasa melakukan tugas niaga, tentu tidak susah. Tapi lain halnya kalau kamu belum terbiasa dengan perniagaan dan harus membuat surat penawaran. Mari kita bahas lebih lengkap tentang cara membuat surat penawaran ini ya.
Apa Itu Surat Penawaran?
Jadi, apa aja sih pengertian atau definisi dari surat penawaran ini? Surat penawaran adalah salah satu jenis surat niaga yang di dalamnya terdapat informasi khusus mengenai barang/jasa.
Tujuan dari dibuatnya surat ini adalah untuk menarik minat para calon pembeli, pada produk yang sedang ditawarkan. Secara umum surat ini juga bisa dibuat untuk membalas surat permintaan dari penawaran, yang dibuat oleh calon pembeli.
Namun, kegunaan lainnya dari surat penawaran ini bisa juga untuk membuat penawaran dari barang atau jasa yang ditawarkan, dan bisa menjadi promosi produk untuk calon pembeli tersebut. Surat penawaran ini meliputi banyak hal misalnya permintaan, relasi, iklan, kerja sama, dan sebagainya.
Fungsi Surat Penawaran
Surat penawaran juga sangat berperan penting dalam perniagaan atau perdagangan. Berhasil atau tidaknya suatu perusahaan bisa terlihat pada cara mereka menawarkan produk, misalnya melalui surat penawaran tersebut.
Kalau ternyata penawarannya tak sesuai dengan keadaan dari si konsumen, maka hal itu juga akan memengaruhi keberhasilan dari perusahaan itu sendiri. Nah, apa saja fungsi dari surat penawaran tersebut? Simak penuturannya di bawah ini:
- Untuk memperkenalkan produk yang dijual pada masyarakat luas, terutama pada pihak tertentu yang telah menjadi target pemasaran.
- Untuk meningkatkan pemasaran dari suatu produk pada masyarakat luas.
- Untuk meluaskan dan membuka peluang dari kegiatan memasarkan produk itu sendiri.
- Untuk mempertahankan relasi bisnis atau sebuah usaha supaya tidak terputus.
Hal-Hal yang Harus Dicantumkan dalam Surat Penawaran
Sebelum mulai masuk ke bagian contoh surat penawaran, sebaiknya kamu juga mengetahui apa saja yang harus muncul atau dicantumkan di dalam surat penawaran. Berikut ini beberapa hal penting yang harus ada dalam surat penawaran:
- Sebukan identitas produk kamu dengan jelas misalnya nama produk dan jenisnya.
- Bagaimana kualitas dari produk yang ditawarkan, contohnya apabila kamu menawarkan jasa maka berikan ulasan atau penilaian langsung yang diberikan oleh konsumen mengenai produk yang kamu jual.
- Berapa harga yang ditawarkan dari produk yang kamu jual. Misalnya saat kamu menawarkan alat elektronik maka sebutkan juga kisaran harga penawaran yang kamu inginkan.
- Cara atau metode pembayarannya bagaimana misalnya harus tunai atau bisa kredit.
- Cara menyerahkan atau pengiriman produk misalnya dengan mengambil langsung ke toko, COD, atau dikirim ke tempat pembeli.
- Apakah ada potongan harganya atau tidak, hal ini akan menjadi bahan pertimbangan calon pembeli karena terkait dengan harga yang murah.
- Sifat dari penawaran itu sendiri, yang dimana sifatnya bisa bebas atau juga terikat. Arti dari bebas adalah konsumen tak akan diberi tahu jika ada perubahan pada harganya. Sedangkan terikat artinya konsumen akan diberi tahu perihal perubahan pada harga.
- Kemudahan lain yang ditawarkan pada calon pembeli, contohnya ada atau tidaknya service, garansi, dan sebagainya.
Cara Membuat Surat Penawaran yang Benar
Ada beberapa aspek yang juga harus kamu perhatikan dalam membuat surat penawaran ini, hal ini bisa kamu lihat dalam contoh surat penawaran yang ada. Cara pembuatan surat penawaran yang baik dan benar dilakukan dengan cara berikut:
1. Kop Surat
Kop surat yang dimiliki oleh perusahaan juga harus tertera dengan jelas pada surat yang kamu buat. Tujuannya adalah untuk meyakinkan pihak calon pembeli untuk menjalin kerjasama dengan kamu.
Informasi yang masih berhubungan dengan perusahaan juga akan tertulis dengan jelas di bagian kop surat ini. Contohnya yang meliputi nama dari perusahaan, alamat, nomor telepon, sampai emailnya.
2. Kepala Surat
Surat yang termasuk ke dalam jenis surat resmi ini harus dibuat dengan tata bahasa yang sesuai dengan aturan atau kaidah yang berlaku saat ini. Surat dibuat dalam bahasa Indonesia, kecuali jika calon pembelinya adalah perusahaan asing.
Maka kamu bisa membuatnya dalam bahasa Inggris, tapi tetap dengan struktur penulisan surat yang baik dan benar dan sesuai dengan format yang tepat. Bagian kepala surat biasanya mencakup nomor surat, tanggal pembuatan, perihal, dan lampiran.
3. Kata Pembuka
Kata pembuka pada sebuah surat penawaran juga harus diawali dengan kata atau kalimat yang resmi. Misalnya diawali dengan kata Dengan Hormat, setelah itu dilanjutkan dengan informasi yang berkaitan dengan alasan dibuatnya surat itu.
4. Isi Surat
Supaya penawarannya menjadi lebih jelas serta tepat pada sasaran, maka kamu juga wajib memaparkan produk dengan jelas dan detail. Maksudnya adalah supaya pihak calon pembeli tertarik pada produk yang ditawarkan, dan ingin menjalin kerjasama.
Lalu buatlah lampiran secara terpisah, kalau produk yang kamu tawarkan pada pihak yang dituju terlalu banyak.
5. Penutup Surat
Pada bagian akhir pembuatan surat penawaran biasanya isinya berupa harapan sekaligus imbauan pada pihak calon pembeli, untuk bisa menjalin sebuah kerjasama bisnis.
Kumpulan Contoh Surat Penawaran untuk Berbagai Kebutuhan
Berikut ini kumpulan contoh surat penawaran yang paling lengkap dan bisa kamu jadikan referensi terbaik:
1. Surat Penawaran Barang Elektronik
2. Surat Penawaran Rumah
3. Surat Penawaran Mesin Fotocopy
4. Surat Penawaran Jasa Catering
5. Surat Penawaran Harga
6. Surat Penawaran Perancangan Website
7. Surat Penawaran Barang Sederhana
8. Surat Penawaran Jasa Transportasi
9. Surat Penawaran Jasa Pemborong Proyek
10. Surat Penawaran Jasa Rental Mobil
Kamu masih bisa mencari referensi lainnya, terkait dengan contoh surat penawaran yang sesuai dengan produk barang/jasa yang kamu jual pada pihak calon pembeli.
Pastikan lagi ya, format, struktur, dan cara pembuatannya sesuai dengan yang sudah dijelaskan dan diuraikan di atas.
Agar hasil dari surat penawaran yang kamu buat membuat pihak calon pembeli tertarik untuk bekerja sama terkait pekerjaan kamu dalam bidang perniagaan.