Surat resmi akan dibutuhkan dalam berbagai bidang pekerjaan, dengan menjadi seorang pekerja atau karyawan di suatu perusahaan maka kamu akan berurusan dengan surat-surat resmi. Bagaimana cara membuatnya? Pelajari dulu cara membuatnya dari contoh surat resmi yang ada.
Surat resmi biasanya dibuat di suatu perusahaan, yang masih berhubungan dengan suatu bidang pekerjaan. Kamu juga akan bertemu dengan surat resmi ini, dan harus bisa membuatnya sesuai dengan bidang pekerjaan yang kamu jalankan saat ini.
Pengertian Surat Resmi
Pengertian dari surat resmi itu sendiri adalah surat yang telah dikeluarkan atau diterbitkan oleh perusahaan, instansi, lembaga, atau bahkan organisasi, yang berkepentingan secara resmi dan sifatnya formal.
Surat resmi ini formatnya bisa berupa apa saja, misalnya berupa doc atau pdf. Bedanya surat resmi dengan surat yang biasa dibuat secara umum adalah dalam hal penggunaan bahasa atau cara penulisannya.
Sejauh ini surat resmi yang dibuat di Indonesia masih pakai bahasa Indonesia ya, tapi kamu juga bisa membuatnya dalam bahasa Inggris jika sesuai dengan kebutuhannya. Misalnya klien kamu atau perusahaan yang dituju adalah perusahaan asing, dengan pemiliknya yang seorang WNA.
Selain itu, surat resmi ini juga umumnya dibuat dengan bahasa yang baku karena kalau dibuat dengan bahasa sehari-hari maka suratnya akan menjadi surat biasa. Sedangkan tujuan dibuat surat ini adalah untuk segala macam kegiatan yang sifatnya resmi.
Misalnya acara atau kegiatan yang dilakukan di sekolah, kedinasan, perusahaan, atau instansi pemerintahan tertentu.
Fungsi Surat Resmi
Fungsi dari dibuatnya surat resmi ini diantaranya yaitu:
- Menjadi Alat/Dokumen Pengingat
Biasanya surat dinas yang telah dibuat akan disimpan dan dibuat menjadi arsip untuk segala keperluan di masa yang akan datang.
- Menjadi Pedoman dalam Mengerjakan Sesuatu
Misalnya dalam menulis surat pengambilan keputusan, surat instruksi, dan juga surat pemberian izin mengenai sesuatu.
- Menjadi Bukti dalam Membuat Perjanjian
Untuk sebuah perjanjian yang penting maka surat resmi ini bisa menjadi bukti bagi perusahaan/lembaga untuk kepentingan dari suatu dinas tertentu.
- Menjadi Bukti dalam Melihat Perkembangan
Fungsi lainnya yaitu untuk menjadi bukti dalam melihat bagaimana perkembangan dari perusahaan/lembaga tertentu.
Ciri-ciri Surat Resmi
Tak hanya membuat contoh surat resmi saja, tetapi kamu juga harus bisa membedakan antara surat biasa dengan resmi dari ciri-cirinya seperti di bawah ini:
- Ditulis dengan format yang teratur dan sudah ditentukan.
- Jangan membuat surat yang bahasanya bertele-tele.
- Memakai EYD yang baik dan benar.
- Memakai bahasa formal/resmi.
- Gaya penulisannya pun simpel dan harus mudah dimengerti.
- Bisa menunjukkan citra yang baik dari pihak pengirim atau pembuat surat.
- Dilengkapi dengan berkas atau lampiran yang mendukung.
- Terdapat stempel/cap dari lembaga/perusahaan terkait.
Struktur Surat Resmi
Diperlukan beberapa bagian penting dalam surat resmi, dengan strukturnya sebagai berikut:
1. Kop Surat
Fungsi dari kop surat yang ada di surat resmi akan menjadi informasi awal yang berhubungan dengan asal surat, dan untuk menegaskan bahwa surat itu adalah surat resmi. Dalam kop surat ini harus memuat beberapa hal berikut:
- Logo dari perusahaan/instansi/lembaga/organisasi terkait.
- Nama perusahaan/instansi/lembaga/organisasi.
- Alamat lengkapnya.
- Nomor yang bsia dihubungi.
- Alamat email (jika ada).
- Kode pos.
2. Nomor Surat
Dibuatnya nomor pada surat resmi adalah untuk memudahkan perusahaan/instansi dalam mengarsipkan data dalam pekerjaan tertentu. Hal itu juga akan memudahkan karyawan lainnya dalam membuat surat yang serupa.
Biasanya nomor ini terdiri dari nomor urut, bulan, tahun, dan pengeluaran dari surat resmi yang dibuat. Biasanya nomor diletakkan di samping kiri di bawah kop surat. Fungsi nomor surat adalah:
- Untuk membantu membuat kelompok surat yang sesuai dengan jenis-jenis suratnya.
- Memudahkan dalam proses kontrol frekuensi dalam hal pengiriman.
- Memudahkan dalam pencarian surat saat dibutuhkan.
- Memudahkan dalam hal penyimpanan secara administratif.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat nomor surat adalah:
- Bulan dan tahun pembuatannya.
- Kode tujuan.
- Kode kedudukan.
- Nomor suratnya harus sesuai dengan urutan dari surat tersebut, terhitung dari nomor yang paling akhir dalam pembuatan surat.
3. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat
Tujuan dibuatnya tempat dan tanggal pembuatan surat adalah memberikan informasi pada si penerima, mengenai kapan pembuatan surat tersebut. Maka si penerima pun tahu apakah suratnya masih baru atau sudah lama dibuat.
4. Lampiran
Bagian ini memuat informasi dokumen lainnya yang ikut dilampirkan di dalam surat.
5. Perihal
Bagian dari surat yang satu ini adalah untuk memberi tahu inti atau tujuan surat agar si penerima tahu tujuan dibuatnya surat resmi itu sendiri.
6. Alamat Tujuan
Menulis alamat dalam surat resmi biasanya dibuat dalam dua kali, pertama-tama dibuat di bagian amplopnya lalu yang kedua adalah di dalam surat. Kalau kamu sudah menulis alamatnya dengan lengkap di amplop, maka tak usah dibuat lengkap lagi di dalam surat.
Poin penting yang harus ada di dalam membuat alamat yaitu:
- Menulis Yang Terhormat yang dimana fungsinya adalah sebagai penghormatan kepada pihak yang dituju.
- Sebutan untuk Bapak, Ibu, atau Saudara berlaku bagi orang yang tidak kamu kenal dalam tujuan surat itu sendiri.
- Pemakaian titik yang dipakai setelah singkatan dan tak harus ditulis di akhir baris.
- Menulis kode pos.
7. Salam Pembuka
Fungsi dari dibuatnya salam pembuka adalah sebagai pembuka sebelum masuk ke dalam inti/isi surat.
8. Isi
Isi dari bagian isi surat adalah inti/pokok yang ingin disampaikan pada pihak yang dituju. Ada beberapa bagian pada isi surat yang diantaranya yaitu:
- Pembuka
Menjadi pengantar untuk pembaca yang isinya yaitu inti dari masalah yang nantinya ingin disampaikan.
- Inti
Isinya berupa komponen dari isi surat atau bagian utama dari surat resmi yang ingin disampaikan.
- Penutup
Meliputi kesimpulan, penegasan, serta ucapan terima kasih, yang ditulis dengan jelas dan singkat.
9. Salam Penutup
Fungsinya adalah untuk mengakhiri dan juga menutup surat, yang hampir sama dengan salam pembuka di awal surat. Bagian ini juga dilengkapi dengan salam penutup yang sopan.
10. Tanda tangan dan Nama dari Penanggung Jawab
Untuk bagian ini isinya adalah nama dari pemimpin atau sebagai penanggung jawab di dalam surat. Ditambah dengan tanda tangan yang menandakan bahwa surat resmi tersebut memang sah.
11. Tembusan
Dalam tembusan terdapat informasi yang berhubungan dengan siapa pun yang berkepentingan di dalam surat.
Contoh Surat Resmi yang Baik dan Benar
Setelah memahami beberapa poin yang penting dalam pembuatan surat, maka kamu bisa melihat contoh surat resmi yang benar seperti di bawah ini:
1. Contoh Surat Undangan Resmi
PT MAU LAKU
Perum Indah Jelita Raya Blok M No 27 Bandung Jawa Barat
Tlp (022) 253 4985/0812 3467 4786
Website: maulaku.com Email: [email protected]
Nomor: 023/ML/VI/2021
Hal: Undangan Rapat
Lamp: –
Yth,
Bapak Gudirman Manajer Produksi PT Makmur Sentosa
Di
Tempat
Dengan Hormat,
Diselenggarakannya sebuah acara peresmian dari perusahaan kami, maka dengan surat ini kami bermaksud untuk mengundang seluruh manajer yang ada di PT Makmur Sentosa untuk hadir di acara peresmian yang rencananya akan diselenggarakan pada:
Hari/tanggal : Rabu/25 Juli 2021
Waktu : 13.00 – 15.00
Tempat : Ruangan Rapat PT Mau Laku
Demikian kami sampaikan surat undangan ini, diharapkan kehadirannya tepat waktu. Terima kasih.
Bandung, 20 Juli 2021
Hormat Kami,
Manajer Produksi PT Mau Laku
Tedjo Sukmono
2. Surat Dinas Permohonan
Al Yaumul Yaqin
Jl Jeruk Bali No 90 Jakarta Selatan
Tlp: 08132346747
Jakarta, 2 Februari 2021
Nomor: 09/KJ/AYY/XII/2021
Hal: Permohonan
Lamp: 1 Hal
Kepada Yth,
CEO PT Kembang Wangi
Di Tempat
Assalamualaikum .wr.wb
Berkaitan dengan acara keagamaan yang rencananya akan diadakan oleh Pondok Pesantren Al Yaumul Yaqin, yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Jumat/8 Februari 2021
Waktu : 08.00 – Selesai
Tempat : Aula Pondok Pesantren Al Yaumul Yaqin
Kami sebagai perwakilan dari Pondok pesantren, ingin mengajukan permohonan terkait bantuan dana dalam penyelenggaraan kegiatan keagamaan yang hampir selalu diselenggarakan 1 tahun sekali.
Untuk pertimbangan Bapak/Ibu sekalian, kami sudah melampirkan proposal lengkapnya sebanyak 1 berkas dan sudah dilampirkan.
Demikian surat permohonan ini kami buat dengan sebaik-baiknya. Terima kasih.
Wali Pondok Pesantren
- Usman Gunawan
- Surat Dinas Pemerintah
3. Surat Dinas Pemerintah
PEMERINTAH KOTA BANDUNG
DINAS PERTAMANAN DAN TATA KOTA
Jl Cipta Mangku Sari No 9 Bandung
Bandung, 19 Maret 2021
Nomor: 009/PK/61/XI/2021
Perihal: Undangan
Kepada Yth,
Dinas Pertamanan dan Tata Kota
Kota Bandung
Di
Tempat
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Kami selaku dinas pemerintah ingin mengundang Bapak/Ibu/Saudara/I dalam acara syukuran ulang tahun organisasi Sopan Santun yang ke-10. Kami sebagai salah satu organisasi yang tepat dalam mewadahi pemikiran setiap anak muda untuk pengambilan keputusan, dan supaya mereka bisa berkarya dengan lebih baik lagi. Yang berdasarkan etika sopan santun yang berlaku. Acara ini diselenggarakan pada:
Hari : Minggu
Tanggal : 25 April 2021
Tempat : Masjid Agung Bandung
Acara : Syukuran Ulang Tahun Organisasi Sopan Santun Ke-10
Pentingnya acara syukuran ini membuat kami sangat berharap kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/I, dengan tepat waktu.
Demikian surat ini kami buat, atas kehadirannya kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Kepala Dinas Pertamanan dan Tata Kota
Pemerintah Kota Bandung
Ir. Felix Gunawarman, M.Si
Tembusan:
- Kepala Bagian Pengelola Proyek Tata Laksana
- Kepala Bagian Arsip
4. Contoh Surat Dinas Resmi Pemerintah
PEMERINTAH KOTA BANDUNG
SMAN 71 BANDUNG
TLP (022) 256 5894
Bandung, 8 Juni 2021
Nomor: 003/IV/10 Juni 2021
Lamp: –
Hal: Permohonan Izin
Yth, Kepala Dinas Pendidikan
Kota Bandung
Assallamu’alaikum Wr.Wb
Selaku Dewan Sekolah dari SMAN 71 Bandung kami memberitahukan tentang kegiatan lomba, yang akan diadakan antar sekolah di tanggal 10 Juni 2021 mendatang. Sebagai peringatan dari hari jadi sekolah yang rencananya akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Kamis 10 Juni 2021
Waktu : 08.00 – Selesai
Tempat : Halaman SMAN 71 Bandung
Kami juga ingin mengajukan permohonan izin untuk menyelenggarakan acara ini di sekolah. Terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat Kami,
Safitri M. Kom
5. Surat Resmi Sekolah
SMAN 255 BANDUNG
Jl Putra Bangsa II Bandung
Tlp (022) 236 4768
Bandung, 20 April 2021
No : 002/SMAN 255 BANJAR/05/2021
Lamp : –
Perihal : Undangan
Kepada Yth,
Orang Tua/Wali Murid
Kelas X SMAN 255 Bandung
Dengan Hormat,
Dalam meningkatkan karakter kecerdasan para siswa dan siswi SMAN 255 Bandung, khususnya kelas X. Dengan surat ini, kami dari Badan Pendidikan sekolah ingin melaksanakan acara berupa studi lapangan untuk para siswa siswa kelas X khususnya. Yang diselenggarakan di luar sekolah.
Kegiatan ini akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : Sabtu/25 April 2021
Pukul : 08.00 – 17.00
Tempat : Banjar
Acara : Meningkatkan Kecerdasan Karakter
Demikian kami sampaikan surat ini, terima kasih.
Hormat Kami,
Kepala Sekolah SMAN 255 Bandung
Krisna Wijaya, M.pd
6. Surat Resmi OSIS
Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS)
SMAN 199 Bandung
Jl Angkasa V No 890 Bandung
Bandung 7 Maret 2021
No : 009/OSIS/AD MN/III/2021
Lamp : –
Hal : Undangan Pekan Olahraga
Kepada Yth,
Ketua Kelas
SMAN 199 Bandung
Dengan Hormat,
Berkaitan dengan akan diselenggarakannya libur akhir semester untuk tahun ajaran 2020/2021. Sebagai pengurus OSIS dari SMAN 199 Bandung ingin mengundang semua ketua kelas untuk hadir di undangan rapat OSIS, karena akan dibahas pembentukan panitia untuk kegiatan pekan olahraga. Yang rencananya akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : Senin/06 Juli 2021
Pukul : 12.30 – 14.00
Tempat : Aula SMAN 199 Bandung
Acara : Pekan Olahraga
Kami sangat mengharapkan kedatangan seluruh ketua kelas, atau yang mewakilinya. Untuk bisa hadir di undangan rapat tersebut, mengingat pentingnya kegiatan pekan olahraga tersebut. Terima kasih.
Mengetahui,
Kepala OSIS SMAN 199 Bandung
Mella Putria
7. Surat Resmi Surat Kuasa
SURAT KUASA
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Redi Purnama
Umur : 30 Tahun
TTL : Bandung 2 November 1992
Alamat : Jl Kaya Raya No 88 Bandung
Yang kemudian disebut dengan pihak pemberi kuasa.
Dan memberi kuasanya kepada:
Nama : Ferlita
Umur : 27 Tahun
TTL : Bandung 5 September 1995
Alamat : Jl Kaya Raya No 88 Bandung
Yang kemudian disebut dengan pihak penerima kuasa.
Memberikan kuasanya untuk mewakili serta mengurus dan menjual kendaraan. Dengan keterangan sebagai berikut:
- Merk: Beat
- Type: Honda
- Warna: Putih
- Tahun: 2018
- No Pol: KM 9089 KL
- No Rangka: nb3784647
- BPKB: 2353654
- Atas Nama: Redi
Pihak penerima kuasa bisa melaksanakan aksinya dengan rincian berikut:
- Menandatangani surat perjanjian dalam hal jual beli.
- Menerima uang dan menandatangani kuitansi dari hasil penjualan, serta melakukan aksi yang lainnya yang sekiranya dibutuhkan.
Demikian surat ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.
Bandung, 27 Januari 2021
8. Surat Resmi Surat Edaran
PEMERINTAH KOTA BANDUNG
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS JELITA
Jl Pustaka Indah No 90
Tlp (022) 216 4654
Email: [email protected]
Bandung, 8 Januari 2021
Nomor : 455/7346/KL.L
Lamp : –
Perihal : Pemberitahuan Pelayanan Kesehatan
Kepada Yth,
Pimpinan Puskesmas
Kota Bandung
Adanya penetapan Pemilu Pilkada Provinsi Jawa Barat tanggal 27 Agustus 2021 dan menjadi libur nasional, maka kami memberitahukan pada semua Pimpinan Puskesmas agar memberi pelayanan kesehatan untuk masyarakat. Jadwal piket para tenaga kesehatannya disesuaikan kembali dengan keadaan sekitar.
Demikian kami buat surat edaran ini, terima kasih.
KEPALA DINAS KESEHATAN
KOTA BANDUNG
Drg. Junia M. Kes
NIP. 386487578456
Tembusan:
Walikota Bandung
Inspektur Kota Bandung
9. Surat Resmi Perusahaan
CV FAJAR PRATAMA
Ruko Komplek Griya Indah Asri Blok A7 No 90
Bandung
Tlp (022) 253 5847
Website: Fajarpratama.com Email: [email protected]
Bandung,29 Februari 2021
Nomor : 007/CVGTHY/61/VIII/2021
Perihal : Penawaran Barang
Kepada
Yth, Manajer Umum
CV KELERANG JAYA ABADI
Jl Medan Utara No 22
Bogor
Dengan Hormat,
Bersama surat ini, kami ingin memperkenalkan diri bahwa kami dari CV Fajar Pratama adalah perusahaan distributor dalam bidang pendistribusian alat-alat elektronik.
Dari informasi yang kami peroleh, CV Kelerang Jaya Abadi merupakan perusahaan properti yang sampat saat ini telah berkembang dengan pesatnya. Kami juga mendengar kabar, perusahaan Bapak/Ibu akan membuka cabang lagi di Kota Bandung. Untuk itu, kami ingin menawarkan produk alat elektronik yang kami miliki, dengan daftar barang yang sudah terlampir.
Jika perusahaan Anda tertarik dengan layanan yang kami tawarkan, bisa hubungi kami di Nomor WA 08124568934. Kemudian akan kami kirim barangnya dan menginstalasi peralatan apa saja yang Anda butuhkan. Kami akan memberi potongan harga apabila nominal pembeliannya mencapai lebih dari Rp.5000.000,-.
Kami harap penawaran yang kami ajukan ini bisa menjadi suatu kerja sama yang nantinya memberi keuntungan untuk masing-masing pihak. Kami juga siap melakukan presentasi lebih lanjut apabila Anda tertarik dengan penawaran kami.
Demikian kami sampaikan surat penawaran ini. Terima kasih.
Hormat Kami,
CV Fajar Pratama
Fajar Indra Pratama
10. Surat Resmi Perusahaan Pemberitahuan Libur
PT KOHL UTAMA
Jl Bunga Dahlia III No 67 Bandung
Bandung 26 Juni 2021
Nomor : 006/PTSLK/61/IX/2021
Perihal : Pemberitahuan Libur
Kepada
Bapak/Ibu/Saudara/i
Karyawan PT Kohl Utama
Di Tempat
Dengan Hormat,
Untuk memperingati Hari Maulid Nabi tanggal 29 Juni 2021, dengan surat ini kami beritahukan:
- Seluruh karyawan libur di tanggal 28 Juni 2021 hingga 1 Juli 2021, sesuai dengan aturan dari pemerintah.
- Kecuali untuk pihak keamanan sehingga khusus untuk security tetap masuk seperti biasa.
Demikian kami sampaikan surat pemberitahuan libur ini. Terima kasih.
Hormat Kami,
Reza Anugerah
Setelah memahami pembuatan surat resmi dengan baik, kamu bisa memilih contoh surat resmi mana yang paling sesuai dengan keperluan kamu saat akan membuat surat resmi.
