Home » Inspirasi » Contoh Surat » 10 Contoh Surat Resmi yang Benar & Cara Membuatnya

10 Contoh Surat Resmi yang Benar & Cara Membuatnya

Surat resmi akan dibutuhkan dalam berbagai bidang pekerjaan, dengan menjadi seorang pekerja atau karyawan di suatu perusahaan maka kamu akan berurusan dengan surat-surat resmi. Bagaimana cara membuatnya? Pelajari dulu cara membuatnya dari contoh surat resmi yang ada.

Surat resmi biasanya dibuat di suatu perusahaan, yang masih berhubungan dengan suatu bidang pekerjaan. Kamu juga akan bertemu dengan surat resmi ini, dan harus bisa membuatnya sesuai dengan bidang pekerjaan yang kamu jalankan saat ini.

Pengertian Surat Resmi

Pengertian Surat Resmi

Pengertian dari surat resmi itu sendiri adalah surat yang telah dikeluarkan atau diterbitkan oleh perusahaan, instansi, lembaga, atau bahkan organisasi, yang berkepentingan secara resmi dan sifatnya formal.

Surat resmi ini formatnya bisa berupa apa saja, misalnya berupa doc atau pdf. Bedanya surat resmi dengan surat yang biasa dibuat secara umum adalah dalam hal penggunaan bahasa atau cara penulisannya.

Sejauh ini surat resmi yang dibuat di Indonesia masih pakai bahasa Indonesia ya, tapi kamu juga bisa membuatnya dalam bahasa Inggris jika sesuai dengan kebutuhannya. Misalnya klien kamu atau perusahaan yang dituju adalah perusahaan asing, dengan pemiliknya yang seorang WNA.

Selain itu, surat resmi ini juga umumnya dibuat dengan bahasa yang baku karena kalau dibuat dengan bahasa sehari-hari maka suratnya akan menjadi surat biasa. Sedangkan tujuan dibuat surat ini adalah untuk segala macam kegiatan yang sifatnya resmi.

Misalnya acara atau kegiatan yang dilakukan di sekolah, kedinasan, perusahaan, atau instansi pemerintahan tertentu.

Fungsi Surat Resmi

Fungsi Surat Resmi

Fungsi dari dibuatnya surat resmi ini diantaranya yaitu:

  • Menjadi Alat/Dokumen Pengingat

Biasanya surat dinas yang telah dibuat akan disimpan dan dibuat menjadi arsip untuk segala keperluan di masa yang akan datang.

  • Menjadi Pedoman dalam Mengerjakan Sesuatu

Misalnya dalam menulis surat pengambilan keputusan, surat instruksi, dan juga surat pemberian izin mengenai sesuatu.

  • Menjadi Bukti dalam Membuat Perjanjian

Untuk sebuah perjanjian yang penting maka surat resmi ini bisa menjadi bukti bagi perusahaan/lembaga untuk kepentingan dari suatu dinas tertentu.

  • Menjadi Bukti dalam Melihat Perkembangan

Fungsi lainnya yaitu untuk menjadi bukti dalam melihat bagaimana perkembangan dari perusahaan/lembaga tertentu.

Ciri-ciri Surat Resmi

Ciri Ciri Surat Resmi

Tak hanya membuat contoh surat resmi saja, tetapi kamu juga harus bisa membedakan antara surat biasa dengan resmi dari ciri-cirinya seperti di bawah ini:

  • Ditulis dengan format yang teratur dan sudah ditentukan.
  • Jangan membuat surat yang bahasanya bertele-tele.
  • Memakai EYD yang baik dan benar.
  • Memakai bahasa formal/resmi.
  • Gaya penulisannya pun simpel dan harus mudah dimengerti.
  • Bisa menunjukkan citra yang baik dari pihak pengirim atau pembuat surat.
  • Dilengkapi dengan berkas atau lampiran yang mendukung.
  • Terdapat stempel/cap dari lembaga/perusahaan terkait.

Struktur Surat Resmi

Struktur Surat Resmi

Diperlukan beberapa bagian penting dalam surat resmi, dengan strukturnya sebagai berikut:

1. Kop Surat

Fungsi dari kop surat yang ada di surat resmi akan menjadi informasi awal yang berhubungan dengan asal surat, dan untuk menegaskan bahwa surat itu adalah surat resmi. Dalam kop surat ini harus memuat beberapa hal berikut:

  • Logo dari perusahaan/instansi/lembaga/organisasi terkait.
  • Nama perusahaan/instansi/lembaga/organisasi.
  • Alamat lengkapnya.
  • Nomor yang bsia dihubungi.
  • Alamat email (jika ada).
  • Kode pos.

2. Nomor Surat

Dibuatnya nomor pada surat resmi adalah untuk memudahkan perusahaan/instansi dalam mengarsipkan data dalam pekerjaan tertentu. Hal itu juga akan memudahkan karyawan lainnya dalam membuat surat yang serupa.

Biasanya nomor ini terdiri dari nomor urut, bulan, tahun, dan pengeluaran dari surat resmi yang dibuat. Biasanya nomor diletakkan di samping kiri di bawah kop surat. Fungsi nomor surat adalah:

  • Untuk membantu membuat kelompok surat yang sesuai dengan jenis-jenis suratnya.
  • Memudahkan dalam proses kontrol frekuensi dalam hal pengiriman.
  • Memudahkan dalam pencarian surat saat dibutuhkan.
  • Memudahkan dalam hal penyimpanan secara administratif.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat nomor surat adalah:

  • Bulan dan tahun pembuatannya.
  • Kode tujuan.
  • Kode kedudukan.
  • Nomor suratnya harus sesuai dengan urutan dari surat tersebut, terhitung dari nomor yang paling akhir dalam pembuatan surat.

3. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat

Tujuan dibuatnya tempat dan tanggal pembuatan surat adalah memberikan informasi pada si penerima, mengenai kapan pembuatan surat tersebut. Maka si penerima pun tahu apakah suratnya masih baru atau sudah lama dibuat.

4. Lampiran

Bagian ini memuat informasi dokumen lainnya yang ikut dilampirkan di dalam surat.

5. Perihal

Bagian dari surat yang satu ini adalah untuk memberi tahu inti atau tujuan surat agar si penerima tahu tujuan dibuatnya surat resmi itu sendiri.

6. Alamat Tujuan

Menulis alamat dalam surat resmi biasanya dibuat dalam dua kali, pertama-tama dibuat di bagian amplopnya lalu yang kedua adalah di dalam surat. Kalau kamu sudah menulis alamatnya dengan lengkap di amplop, maka tak usah dibuat lengkap lagi di dalam surat.

Poin penting yang harus ada di dalam membuat alamat yaitu:

  • Menulis Yang Terhormat yang dimana fungsinya adalah sebagai penghormatan kepada pihak yang dituju.
  • Sebutan untuk Bapak, Ibu, atau Saudara berlaku bagi orang yang tidak kamu kenal dalam tujuan surat itu sendiri.
  • Pemakaian titik yang dipakai setelah singkatan dan tak harus ditulis di akhir baris.
  • Menulis kode pos.

7. Salam Pembuka

Fungsi dari dibuatnya salam pembuka adalah sebagai pembuka sebelum masuk ke dalam inti/isi surat.

8. Isi

Isi dari bagian isi surat adalah inti/pokok yang ingin disampaikan pada pihak yang dituju. Ada beberapa bagian pada isi surat yang diantaranya yaitu:

  • Pembuka

Menjadi pengantar untuk pembaca yang isinya yaitu inti dari masalah yang nantinya ingin disampaikan.

  • Inti

Isinya berupa komponen dari isi surat atau bagian utama dari surat resmi yang ingin disampaikan.

  • Penutup

Meliputi kesimpulan, penegasan, serta ucapan terima kasih, yang ditulis dengan jelas dan singkat.

9. Salam Penutup

Fungsinya adalah untuk mengakhiri dan juga menutup surat, yang hampir sama dengan salam pembuka di awal surat. Bagian ini juga dilengkapi dengan salam penutup yang sopan.

10. Tanda tangan dan Nama dari Penanggung Jawab

Untuk bagian ini isinya adalah nama dari pemimpin atau sebagai penanggung jawab di dalam surat. Ditambah dengan tanda tangan yang menandakan bahwa surat resmi tersebut memang sah.

11. Tembusan

Dalam tembusan terdapat informasi yang berhubungan dengan siapa pun yang berkepentingan di dalam surat.

Contoh Surat Resmi yang Baik dan Benar

Setelah memahami beberapa poin yang penting dalam pembuatan surat, maka kamu bisa melihat contoh surat resmi yang benar seperti di bawah ini:

1. Contoh Surat Undangan Resmi

PT MAU LAKU

Perum Indah Jelita Raya Blok M No 27 Bandung Jawa Barat

Tlp (022) 253 4985/0812 3467 4786

Website: maulaku.com Email: [email protected]

Nomor: 023/ML/VI/2021

Hal: Undangan Rapat

Lamp: –

 

Yth,

Bapak Gudirman Manajer Produksi PT Makmur Sentosa

Di

Tempat

 

Dengan Hormat,

Diselenggarakannya sebuah acara peresmian dari perusahaan kami, maka dengan surat ini kami bermaksud untuk mengundang seluruh manajer yang ada di PT Makmur Sentosa untuk hadir di acara peresmian yang rencananya akan diselenggarakan pada:

Hari/tanggal      : Rabu/25 Juli 2021

Waktu               : 13.00 – 15.00

Tempat             : Ruangan Rapat PT Mau Laku

Demikian kami sampaikan surat undangan ini, diharapkan kehadirannya tepat waktu. Terima kasih.

Bandung, 20 Juli 2021

Hormat Kami,

 

 

Manajer Produksi PT Mau Laku

Tedjo Sukmono

2. Surat Dinas Permohonan

Al Yaumul Yaqin

Jl Jeruk Bali No 90 Jakarta Selatan

Tlp: 08132346747

Jakarta, 2 Februari 2021

Nomor: 09/KJ/AYY/XII/2021

Hal: Permohonan

Lamp: 1 Hal

 

Kepada Yth,

CEO PT Kembang Wangi

Di Tempat

 

Assalamualaikum .wr.wb

Berkaitan dengan acara keagamaan yang rencananya akan diadakan oleh Pondok Pesantren Al Yaumul Yaqin, yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal      : Jumat/8 Februari 2021

Waktu               : 08.00 – Selesai

Tempat             : Aula Pondok Pesantren Al Yaumul Yaqin

Kami sebagai perwakilan dari Pondok pesantren, ingin mengajukan permohonan terkait bantuan dana dalam penyelenggaraan kegiatan keagamaan yang hampir selalu diselenggarakan 1 tahun sekali.

Untuk pertimbangan Bapak/Ibu sekalian, kami sudah melampirkan proposal lengkapnya sebanyak 1 berkas dan sudah dilampirkan.

Demikian surat permohonan ini kami buat dengan sebaik-baiknya. Terima kasih.

Wali Pondok Pesantren

 

  1. Usman Gunawan
  1. Surat Dinas Pemerintah

3. Surat Dinas Pemerintah

PEMERINTAH KOTA BANDUNG

DINAS PERTAMANAN DAN TATA KOTA

Jl Cipta Mangku Sari No 9 Bandung

Bandung, 19 Maret 2021

Nomor: 009/PK/61/XI/2021

Perihal: Undangan

Kepada Yth,

Dinas Pertamanan dan Tata Kota

Kota Bandung

Di

Tempat

 

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Kami selaku dinas pemerintah ingin mengundang Bapak/Ibu/Saudara/I dalam acara syukuran ulang tahun organisasi Sopan Santun yang ke-10. Kami sebagai salah satu organisasi yang tepat dalam mewadahi pemikiran setiap anak muda untuk pengambilan keputusan, dan supaya mereka bisa berkarya dengan lebih baik lagi. Yang berdasarkan etika sopan santun yang berlaku. Acara ini diselenggarakan pada:

Hari      : Minggu

Tanggal            : 25 April 2021

Tempat : Masjid Agung Bandung

Acara    : Syukuran Ulang Tahun Organisasi Sopan Santun Ke-10

Pentingnya acara syukuran ini membuat kami sangat berharap kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/I, dengan tepat waktu.

Demikian surat ini kami buat, atas kehadirannya kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Kepala Dinas Pertamanan dan Tata Kota

Pemerintah Kota Bandung

 

Ir. Felix Gunawarman, M.Si

Tembusan:

  • Kepala Bagian Pengelola Proyek Tata Laksana
  • Kepala Bagian Arsip

4. Contoh Surat Dinas Resmi Pemerintah

PEMERINTAH KOTA BANDUNG

SMAN 71 BANDUNG

TLP (022) 256 5894

Bandung, 8 Juni 2021

Nomor: 003/IV/10 Juni 2021

Lamp: –

Hal: Permohonan Izin

 

Yth, Kepala Dinas Pendidikan

Kota Bandung

 

Assallamu’alaikum Wr.Wb

Selaku Dewan Sekolah dari SMAN 71 Bandung kami memberitahukan tentang kegiatan lomba, yang akan diadakan antar sekolah di tanggal 10 Juni 2021 mendatang. Sebagai peringatan dari hari jadi sekolah yang rencananya akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal      : Kamis 10 Juni 2021

Waktu               : 08.00 – Selesai

Tempat             : Halaman SMAN 71 Bandung

Kami juga ingin mengajukan permohonan izin untuk menyelenggarakan acara ini di sekolah. Terima kasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Hormat Kami,

 

Safitri M. Kom

5. Surat Resmi Sekolah

SMAN 255 BANDUNG

Jl Putra Bangsa II Bandung

Tlp (022) 236 4768

Bandung, 20 April 2021

No        : 002/SMAN 255 BANJAR/05/2021

Lamp    : –

Perihal  : Undangan

Kepada Yth,

Orang Tua/Wali Murid

Kelas X SMAN 255 Bandung

 

Dengan Hormat,

Dalam meningkatkan karakter kecerdasan para siswa dan siswi SMAN 255 Bandung, khususnya kelas X. Dengan surat ini, kami dari Badan Pendidikan sekolah ingin melaksanakan acara berupa studi lapangan untuk para siswa siswa kelas X khususnya. Yang diselenggarakan di luar sekolah.

Kegiatan ini akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal      : Sabtu/25 April 2021

Pukul                : 08.00 – 17.00

Tempat             : Banjar

Acara                : Meningkatkan Kecerdasan Karakter

Demikian kami sampaikan surat ini, terima kasih.

Hormat Kami,

Kepala Sekolah SMAN 255 Bandung

 

Krisna Wijaya, M.pd

6. Surat Resmi OSIS

Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS)

SMAN 199 Bandung

Jl Angkasa V No 890 Bandung

Bandung 7 Maret 2021

No        : 009/OSIS/AD MN/III/2021

Lamp    : –

Hal       : Undangan Pekan Olahraga

 

Kepada Yth,

Ketua Kelas

SMAN 199 Bandung

 

Dengan Hormat,

Berkaitan dengan akan diselenggarakannya libur akhir semester untuk tahun ajaran 2020/2021. Sebagai pengurus OSIS dari SMAN 199 Bandung ingin mengundang semua ketua kelas untuk hadir di undangan rapat OSIS, karena akan dibahas pembentukan panitia untuk kegiatan pekan olahraga. Yang rencananya akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal      : Senin/06 Juli 2021

Pukul                : 12.30 – 14.00

Tempat             : Aula SMAN 199 Bandung

Acara                : Pekan Olahraga

Kami sangat mengharapkan kedatangan seluruh ketua kelas, atau yang mewakilinya. Untuk bisa hadir di undangan rapat tersebut, mengingat pentingnya kegiatan pekan olahraga tersebut. Terima kasih.

Mengetahui,

Kepala OSIS SMAN 199 Bandung

 

Mella Putria

7. Surat Resmi Surat Kuasa

SURAT KUASA

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama                : Redi Purnama

Umur                : 30 Tahun

TTL                   : Bandung 2 November 1992

Alamat              : Jl Kaya Raya No 88 Bandung

Yang kemudian disebut dengan pihak pemberi kuasa.

Dan memberi kuasanya kepada:

Nama                : Ferlita

Umur                : 27 Tahun

TTL                   : Bandung 5 September 1995

Alamat              : Jl Kaya Raya No 88 Bandung

Yang kemudian disebut dengan pihak penerima kuasa.

Memberikan kuasanya untuk mewakili serta mengurus dan menjual kendaraan. Dengan keterangan sebagai berikut:

  • Merk: Beat
  • Type: Honda
  • Warna: Putih
  • Tahun: 2018
  • No Pol: KM 9089 KL
  • No Rangka: nb3784647
  • BPKB: 2353654
  • Atas Nama: Redi

Pihak penerima kuasa bisa melaksanakan aksinya dengan rincian berikut:

  • Menandatangani surat perjanjian dalam hal jual beli.
  • Menerima uang dan menandatangani kuitansi dari hasil penjualan, serta melakukan aksi yang lainnya yang sekiranya dibutuhkan.

Demikian surat ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, 27 Januari 2021

8. Surat Resmi Surat Edaran

PEMERINTAH KOTA BANDUNG

DINAS KESEHATAN

PUSKESMAS JELITA

Jl Pustaka Indah No 90

Tlp (022) 216 4654

Email: [email protected]

Bandung, 8 Januari 2021

Nomor  : 455/7346/KL.L

Lamp    : –

Perihal  : Pemberitahuan Pelayanan Kesehatan

 

Kepada Yth,

Pimpinan Puskesmas

Kota Bandung

 

Adanya penetapan Pemilu Pilkada Provinsi Jawa Barat tanggal 27 Agustus 2021 dan menjadi libur nasional, maka kami memberitahukan pada semua Pimpinan Puskesmas agar memberi pelayanan kesehatan untuk masyarakat. Jadwal piket para tenaga kesehatannya disesuaikan kembali dengan keadaan sekitar.

Demikian kami buat surat edaran ini, terima kasih.

KEPALA DINAS KESEHATAN

KOTA BANDUNG

Drg. Junia M. Kes

NIP. 386487578456

Tembusan:

Walikota Bandung

Inspektur Kota Bandung

9. Surat Resmi Perusahaan

CV FAJAR PRATAMA

Ruko Komplek Griya Indah Asri Blok A7 No 90

Bandung

Tlp (022) 253 5847

Website: Fajarpratama.com Email: [email protected]

Bandung,29 Februari 2021

Nomor  : 007/CVGTHY/61/VIII/2021

Perihal  : Penawaran Barang

 

Kepada

Yth, Manajer Umum

CV KELERANG JAYA ABADI

Jl Medan Utara No 22

Bogor

 

Dengan Hormat,

Bersama surat ini, kami ingin memperkenalkan diri bahwa kami dari CV Fajar Pratama adalah perusahaan distributor dalam bidang pendistribusian alat-alat elektronik.

Dari informasi yang kami peroleh, CV Kelerang Jaya Abadi merupakan perusahaan properti yang sampat saat ini telah berkembang dengan pesatnya. Kami juga mendengar kabar, perusahaan Bapak/Ibu akan membuka cabang lagi di Kota Bandung. Untuk itu, kami ingin menawarkan produk alat elektronik yang kami miliki, dengan daftar barang yang sudah terlampir.

Jika perusahaan Anda tertarik dengan layanan yang kami tawarkan, bisa hubungi kami di Nomor WA 08124568934. Kemudian akan kami kirim barangnya dan menginstalasi peralatan apa saja yang Anda butuhkan. Kami akan memberi potongan harga apabila nominal pembeliannya mencapai lebih dari Rp.5000.000,-.

Kami harap penawaran yang kami ajukan ini bisa menjadi suatu kerja sama yang nantinya memberi keuntungan untuk masing-masing pihak. Kami juga siap melakukan presentasi lebih lanjut apabila Anda tertarik dengan penawaran kami.

Demikian kami sampaikan surat penawaran ini. Terima kasih.

Hormat Kami,

 

CV Fajar Pratama

Fajar Indra Pratama

10. Surat Resmi Perusahaan Pemberitahuan Libur

PT KOHL UTAMA

Jl Bunga Dahlia III No 67 Bandung

Bandung 26 Juni 2021

Nomor  : 006/PTSLK/61/IX/2021

Perihal  : Pemberitahuan Libur

 

Kepada

Bapak/Ibu/Saudara/i

Karyawan PT Kohl Utama

Di Tempat

Dengan Hormat,

Untuk memperingati Hari Maulid Nabi tanggal 29 Juni 2021, dengan surat ini kami beritahukan:

  • Seluruh karyawan libur di tanggal 28 Juni 2021 hingga 1 Juli 2021, sesuai dengan aturan dari pemerintah.
  • Kecuali untuk pihak keamanan sehingga khusus untuk security tetap masuk seperti biasa.

Demikian kami sampaikan surat pemberitahuan libur ini. Terima kasih.

Hormat Kami,

 

Reza Anugerah

Setelah memahami pembuatan surat resmi dengan baik, kamu bisa memilih contoh surat resmi mana yang paling sesuai dengan keperluan kamu saat akan membuat surat resmi.

About Bagas Kurnia Prasetyo

Content Writer Jr. Mahasiswa part time yang suka teknologi

Leave a Comment

x