Surat tugas merupakan salah satu jenis surat yang dibuat secara resmi, dan biasanya dikeluarkan oleh instansi pemerintahan atau dari atasan ke bawahan dalam melaksanakan suatu tugas kantor. Untuk itu, kamu harus tahu bagaimana cara membuat contoh surat tugas terlebih dulu.
Tak hanya surat tugas saja, tapi kamu juga harus paham tang contoh surat lainnya yang hampir berkaitan seperti contoh surat tugas dinas. Surat tugas ini memang dibutuhkan di perusahaan, sebagai pengesahan secara formal pada setiap tugas yang harus dilakukan oleh yang bersangkutan.
Apa Itu Surat Tugas
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, bahwa pengertian dari surat tugas ini adalah surat yang dibuat di suatu perusahaan atau instansi pemerintah dalam memberikan tugas yang sifatnya resmi dan khusus kepada karyawan.
Sama halnya dengan nama surat itu sendiri, yang secara umum dibuat oleh seseorang yang sudah memiliki pangkat lebih tinggi atau atasan di kantor untuk menugaskan karyawannya dalam mengerjakan suatu tugas.
Karena berhubungan langsung dengan tugas, maka surat tugas itu sendiri bersifat resmi meskipun tugas yang diperintahkan pada karyawannya berbeda-beda. Mungkin saja ada jenis tugas yang konsepnya internal saja, tetapi harus tetap dibuatkan surat tugas.
Itulah sebabnya, kamu harus paham dengan pengertian dan cara pembuatan surat tugas dengan melihat contoh surat tugas yang ada.
Fungsi dan Tujuan Surat Tugas
Berbeda dengan surat-surat dinas pada umumnya ataupun surat kuasa, maka surat tugas ini memiliki beberapa fungsi dan tujuannya seperti berikut ini:
- Sebagai tanda surat formal dan resmi yang dimana memang benar ada tugas yang harus dilakukan oleh suatu perusahaan.
- Untuk membantu proses kelancaran pekerjaan apabila diberi tugas, yang ingin terkait langsung dengan instansi atau lembaga lainnya di luar perusahaan tempatnya bekerja.
- Pekerjaan yang dilakukan tentu menjadi lebih mudah ya, kalau ada surat tugasnya.
- Surat tugas juga menjadi tanda resmi saat karyawan sedang melaksanakan tugas, dan terhindar dari adanya kejahatan yang mungkin terjadi di perjalanan.
Karakteristik Surat Tugas
Dalam membedakan contoh surat perintah tugas dengan surat resmi yang lainnya, ada beberapa karakteristik dari surat ini yang sifatnya khusus yaitu sebagai berikut:
- Adanya penjelasan yang berhubungan dengan tugas dari pimpinan di suatu perusahaan ataupun instansi, pada staf/karyawan yang bekerja di sana yang akan diberi tugas.
- Jangan pakai bahasa santai ya, karena ini adalah surat resmi maka bahasa yang dipakai harus bahasa baku dan formal. Penjelasan yang tercantum di dalam surat juga harus padat, singkat, dan jelas dan tidak bertele-tele ya.
- Terdapat kop surat dan juga tanda tangan dari pemimpin atau orang yang memberi wewenang tugas tersebut. Ditambah dengan stempel yang juga resmi dari lembaga, perusahaan, atau instansi.
- Tak ada arti ganda.
- Cara menulisnya disusun dengan berurutan dan rapi, gak boleh berantakan.
- Pakai bahasa yang sopan tapi tetap mengandung ketegasan.
- Mudah dipahami dan juga dimengerti.
Struktur Surat Tugas
Surat tugas juga bisa berupa apa saja ya, tergantung pada jenis penugasannya. Jadi, tugasnya bisa berupa tabel, narasi, ataupun kolom. Dalam membuat surat tugas ini ada hal-hal penting yang harus diperhatikan, yaitu bagian dari struktur surat tersebut.
Berikut ini struktur yang harus ada saat kamu membuat surat tugas:
1. Kepala Surat
Bagian-bagian dari kepala surat diantaranya yaitu:
- Kop Surat Dinas
Bagian ini diisi dengan lambang/logo dari instansi/perusahaan tempat kamu bekerja kemudian ditulis memakai huruf kapital dengan cara simetris.
- Kata Surat Tugas
Cara penulisannya adalah dengan memakai huruf kapital juga dan dengan simetris sama dengan kop dinas.
- Nomor Surat
2. Batang Tubuh Surat
Bagian-bagian yang terdapat pada batang tubuh di surat tugas diantaranya yaitu:
- Alinea Pembuka
Bagian ini memuat pertimbangan atau dasar dibuatnya surat tersebut. Dalam pertimbangannya, hal itu mencakup alasan ditetapkannya sebuah surat tugas.
- Isi Surat
Meliputi siapa-siapa saja yang diberi tugas, dengan menuliskan jabatan pegawai dan juga nama pegawai yang mendapat tugas itu serta dituliskan juga jenis tugasnya.
3. Penutup Surat
Bagian penutup pada surat ini meliputi hal-hal berikut:
- Nama dan juga jabatan pemberi tugas atau yang berwenang, dengan memakai huruf kapital pada unsur-unsurnya dan memakai tanda baca koma.
- Nama lengkap dari diberi tugas dengan menggunakan huruf kapital di awal unsurnya.
- Tanda tangan si pemberi tugas.
- Tempat dan tanggal pembuatan surat.
- Cap dinas.
Distribusi dan Tembusan
Biasanya surat tugas akan diberikan pada orang yang mendapatkan tugas itu, dengan tembusan yang juga disampaikan pada instansi yang dituju atau nama pejabatnya.
Hal yang Harus Diperlihatkan
Jika suratnya dibuat secara kolektif maka daftar karyawan/staf yang diberi tugas juga masuk ke dalam lampiran, yang isinya berupa nama, jabatan, nomor urut, nomor induk, pangkat, dan keterangan.
Kumpulan Contoh Surat Tugas Berbagai Keperluan
Berikut ini beberapa contoh surat tugas yang bisa jadi referensi kamu dalam membuat surat tugas:
1. Contoh Surat Tugas Kerja
PT Buana Raya
Jl Musim Semi II No 78 Bandung
Hal : Surat Tugas Kerja
Lamp : –
Nomor : 005/STK-IK/X/2021
Yang bertanda tangan di bawah ini, selaku Manajer Produksi yang bertindak atas nama PT Buana Raya:
Nama : Deda Arwana
Jenis Kelamin : Laki-laki
Jabatan : Manajer Produksi
Alamat : Jl Musim Semi II No 78 Bandung
Bersama surat tugas ini memberikan tugas secara resmi kepada karyawan yang bekerja di PT Buana Raya yaitu:
Nama : Fian Adira
Jenis Kelamin : Laki-laki
Jabatan : Kepala Supir
Alamat : Jl Kejara Lima no 23 Bandung
Supaya bisa menyelesaikan tugas mengirim barang hasil produksi dari gudang yang berlokasi di Jl Kejara. Selain itu yang bersangkutan juga harus bertanggung jawab mengenai kebersihannya, kedisiplinan, dan juga keamanan yang berhubungan dengan apa yang ditugaskan padanya.
Demikian surat tugas ini dibuat dengan sebaik-baiknya, dan dibuat dengan tanggung jawab penuh.
Bandung 12 Januari 2021
Mengetahui,
Manajer Produksi
Deda Arwana
2. Contoh Surat Tugas Perusahaan
Surat Tugas
Nomor : 8271/ST/BR/X/2020
Dimulainya pembangunan atas Hotel Kamajaya yang lokasinya berada di Jl Arum Raya I No 90 Jakarta Barat, dengan surat ini memberikan tugas kepada:
Nama : Putra Irawan
Jabatan : Petugas di Lapangan
Untuk melaksanakan pekerjaan pengawasan dalam hal pembangunan Hotel Kamajaya yang dimulai dari tanggal 7 Februari 2020 s/d 15 Juli 2021.
Semua biaya yang dibutuhkan untuk tugas ini akan dibebankan pada biaya dalam proyek pembangunan itu sendiri. Hal ini juga berlaku untuk pihak terkait yang sesuai dengan aturan saat ini.
Demikian surat ini dibuat dengan baik dan benar, dengan harapan setiap peserta dalam tugas ini bisa melaksanakannya dengan tanggung jawab.
Jakarta 10 Februari 2020
Manajer Proyek,
Alif Setiawan, ST
3. Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas
PT KARYA MANDIRI
Jl Talea Murni No 26 Medan
Email: [email protected]
SURAT PERJALANAN DINAS
Nomor: 45/SPD/XI.2021
Direktur dari PT Karya Mandiri dengan surat ini menugaskan perjalanan dinas kepada:
Nama : Vilia Mukti Pertiwi
Jabatan : Kepala Bagian Auditing
Alamat : Jl Saleh Muhamad No 89 Medan
Tujuan : Aceh
Tanggal Pergi : 13 Maret 2021
Kendaraan : Mobil Kantor
Keperluan : Melakukan audit pada cabang dari PT Karya Mandiri di Aceh
Demikian surat ini dibuat untuk bisa dilaksanakan dengan baik.
Medan, 1 Maret 2021
Badai Sentausa
Direktur PT Karya Mandiri
4. Contoh Surat Tugas Guru
PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG
DINAS PENDIDIKAN
SMU 88 BANDUNG
Kecamatan Sadaya Kabupaten bandung Jawa Barat
SURAT TUGAS
Nomor: 10/155/SMA88/IV/2021
Yang bertanda tangan di bawah ini, yaitu Kepala Sekolah dari SMU 88 Bandung memberikan tugas kepada:
Nama : Eka Jayanti S,pd
NIP : 438576
TTL : Bandung, 8 April 2021
Pangkat/Gol.Ruang: Penata Muda/IV A
Unit Kerja : SMU 88 Bandung
Untuk mengikuti pelatihan yang berjudul ‘Pelatihan dalam Meningkatkan Mutu dari Guru Bahasa’ yang diselenggarakan di Aula Hamanjaya Universitas Bandung Nasional, yaitu mulai tanggal 6 sampai 10 Mei 2021.
Demikian kami sampai surat tugas ini untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya, diharap pada penerima tugas untuk membuat laporan dari hasil pelatihan setelah acara selesai.
Bandung, 1 Mei 2021
Mengetahui,
Kepala Sekolah SMU 88 Bandung
Drs. Muhdi Septiadi, S,pd
NIP: 328467756
5. Contoh Surat Tugas Pelatihan
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMAN 78 Bogor
Jl Bahasa Sunda I No 887 Bogor
SURAT TUGAS
Nomor: 012/SMAN-78/STP/I/2021
Perihal: Pelatihan
Untuk meningkatkan mutu pada guru dari sekolah menengah atas di kawasan Bogor, dan untuk kesuksesan kegiatan ini sesuai dengan program dari pemerintah Kota Bogor dan untuk terwujudnya Bogor sebagai kota pembelajaran, maka kepala sekolag SMAN 78 Bogor dengan surat ini ingin menugaskan:
Nama : Iis Budiawati, S.pd
NIP : 5465897589
Jabatan : Guru Biologi
Untuk ikut serta dalam kegiatan pelatihan guru sertifikasi yang akan dilaksanakan pada tanggal 4-9 Juni 2021. Yang berlokasi di Balai Pelatihan khusus guru dari Dinas Pendidikan Kota Bogor.
Demikian surat tugas untuk pelatihan ini kami buat sebenar-benarnya, untuk digunakan dengan tanggung jawab secara penuh. Setelah kegiatan selesai guru terkait wajib menyerahkan laporan mengenai hasilnya.
Bogor, 1 Juni 2021
Kepala Sekolah SMAN 78 Bogor
Drs, Ida Murni S.Pd
6. Contoh Surat Tugas Kantor
PT MARBELIA
Jl Imam Bonjol No 55 Bandung
Tlp (022) 253 94785
Email: [email protected]
SURAT TUGAS
No: 376/EX/09/2021
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Samudra Abadi
Jabatan : Manajer Keuangan
Memberikan tugas kepada:
Nama : Robi Muhamad
Jabatan : Staf Keuangan (auditor)
Untuk melaksanakan pemeriksaan keuangan di kantor cabang PT Marbelia, yang berlokasi di Sumedang. Surat tugas ini bertujuan untuk seluruh tugas yang berkaitan di kantor cabang, diselesaikan dengan baik oleh yang bersangkutan.
Semoga tugas yang sudah dipercayakan kepada beliau dikerjakan dengan sebaik-baiknya.
Demikian surat tugas kantor ini kami buat untuk digunakan sedemikian rupa.
Bandung, 5 Juli 2021
Manajer Keuangan
Samudra Abadi
7. Contoh Surat Tugas Wartawan
SURAT TUGAS
No: 002/MLK/WahanaMedia/V/II/2021
Dengan surat ini menyatakan bahwa:
Nama : Ridwan Mutaqin
Nomor Pers : 00-05
Alamat : Perum Griya Bakti A No 9 Jakarta Timur
Merupakan salah satu reporter di Wahana Media dan diberikan kepadanya wewenang dalam mencari dan memperoleh berita, iklan, dan sebagainya untuk melancarkan produktivitas dari Wahana Media.
Surat Tugas ini berlaku dalam waktu 3 bulan lamanya terhitung sejak surat tugas ini dibuat.
Demikian keterangan dari surat tugas ini dibuat, diharapkan terdapat kerjasamanya dari pihak-pihak yang terkait untuk melaksanakan tugas jurnalis pada pihak penerima tugas. Terima kasih.
Jakarta, 1 Februari 2021
Hormat Kami,
Gilang Dirga
Pemimpin Redaksi
8. Contoh Surat Tugas Karyawan
Surat Tugas Karyawan
Yang bertanda tangan di bawah ini yaitu Manajer Distribusi di PT Kaulakan Jaya:
Nama : Firgiawan Susanto
Jenis Kelamin : Pria
Jabatan : Manajer Distribusi
Alamat : Jl Mawar Bodas No 99 Bandung
Dengan surat tugas ini menugaskan karyawan dari PT Kaulakan Jaya yaitu:
Nama : Imelda
Jenis Kelamin : Perempuan
Jabatan : Kepala Distribusi
Alamat : Jl Raya Budiman No II Bandung
Untuk melaksanakan dan menyelesaikan pendistribusian produk dari perusahaan di wilayah Bandung, Garut, Cimahi, Cianjur, dan Sumedang. Ia juga memiliki tanggung jawab dalam keamanan, kebersihan, serta ketertiban pada segala hal yang terkait tugasnya.
Demikian kami buat surat ini dengan sebenar-benarnya dan penuh tanggung jawab.
Bandung, 19 Maret 2021
Mengetahui,
Manajer Distribusi
Firgiawan Susanto
9. Contoh Surat Tugas Pramuka
Dalam mencetak Pembina Pramuka yang memiliki mutu dan keahlian untuk melakukan pembinaan pada setiap peserta didik, untuk gerakan pramuka yang terwujud maka kami memberikan izin dan tugasnya kepada:
Nama : Melika Putri
TTL : 29 Maret 1997
Jabatan : Pembina Pramuka
Untuk ikut serta dalam kegiatan Kursus Pembina Pramuka golongan pertama yang akan diselenggarakan pada:
Hari : Jumat
Tanggal : 20 Mei 2021
Tempat : Lapangan Batalion III
Demikian surat tugas ini disampaikan untuk digunakan dengan penuh tanggung jawab.
Bandung 15 Mei 2021
Setya Novan
NIP 238748985
10. Contoh Surat Tugas Mengajar
SURAT TUGAS
No: 431/11/08-SD/2021
Kepala Sekolah SDN 08 Pagi Jakarta Kecamatan Sakasari Kota Jakarta, menugaskan:
Nama : Laila Setiawanti
TTL : Jakarta, 18 Oktober 1970
NUPTK : 2356.5895.354.4587
Unit Kerja : SDN 08 Pagi
Melaksanakan tugas mengajar sebagai guru di kelas 3 pada tahun pelajaran 2020/2021 di SDN 08 Pagi. Demikian kami membuat surat penugasan ini dengan tanggung jawab penuh.
Jakarta, 15 Juni 2021
Kepala Sekolah SDN 08 Pagi Jakarta
Drs. Putri Pertiva S.pd
NIP: 238475874584589
Masih banyak lagi contoh surat tugas lainnya yang bisa kamu jadikan referensi, untuk sementara gunakan referensi di atas yang sesuai dengan kebutuhan pembuatan surat tugasnya.